Depuis les débuts de l’association, Bal en Soir invite de jeunes formations à se produire au début des bals, en format « scène ouverte », « scène découverte », ou « tremplin ».
Ces prestations, de courte durée et peu défrayées, ont pour vocation de donner l’opportunité à de jeunes groupes de faire leur(s) première(s) scène(s) sonorisée(s) et de se faire connaître, pour la suite de leur parcours artistique.
A tous ces groupes, nous allons demander une fiche technique, puis de faire des balances avant le bal, et enfin des justificatifs de défraiement a posteriori. Et puisque ce n’est pas forcément simple la première fois, voici quelques pistes à suivre pour s’en sortir avec tout ça.
Fiche technique
A quoi ça sert
La fiche technique est un document d’information destiné au régisseur de la salle, et au sonorisateur de la soirée. Le premier est le responsable technique de la salle qui nous accueille, et il doit s’assurer que le matériel demandé est bien disponible (et éventuellement s’arranger pour compléter, ou prévenir l’association/le groupe qu’il faudra trouver un plan B). Le second sera là pour assurer la sonorisation le jour du bal, et doit lui aussi s’assurer que ce qui est demandé est techniquement possible pour lui.
Ce document est donc essentiel pour que tout se passe bien le jour J. Idéalement, si tout est clair, tout sera câblé quand vous arriverez, et il n’y aura qu’à brancher les instruments. Et attention, il ne sera pas forcément possible de faire des changements le jour-même, ne serait-ce que rajouter un micro voix pour les annonces : la table de mixage sera dimensionnée par rapport aux demandes des différents groupes, et parfois il ne reste plus une seule piste de libre !
On vous propose une base à compléter sur ce fichier.
Ce qu’il faut mettre dedans
Le nom du groupe, éventuellement un très bref descriptif de ce qui est joué (ambiance), le numéro de téléphone/mail d’au moins une personne du groupe (pouvant être contactée par l’organisation, le régisseur ou le sonorisateur), le plan de scène, et le patch. Indiquez également s’il vous faut du matériel particulier : une chaise sans accoudoirs, une table, … On peut enfin y ajouter des informations annexes, mais importantes pour l’organisation, concernant des allergies alimentaires, par exemple.
Le plan de scène indique où sera placée chaque personne du groupe, et de quels instruments elle joue ; indiquez bien de quel côté se trouvera le public, pour savoir comment est orienté ce plan (sinon, vous pouvez utiliser les appelations conventionnelles « côté jardin » et « côté cour »). Précisez aussi sur ce plan de scène combien et où doivent être placés les retours.
Enfin, le patch : il s’agit de la liste numérotée des pistes qui devront être reliées à la table de mixage. Le principe est simple : 1 micro, 1 ligne, 1 piste. Pour un accordéon, avec un micro main droite et un micro main gauche, il y aura 2 lignes. Pour un micro voix, une guitare, un violon, une ligne. Pour un piano en sortie stéréo, 2 lignes.
Sur chacune de ces lignes, il faut préciser :
* le numéro de la ligne
* le musicien ou la musicienne
* l’instrument
* le type de micro utilisé, sa connectique (Jack, XLR, autre ?), s’il a besoin d’alimentation fantôme
* ce que vous apportez (le micro ? le préampli ? le cable XLR ? le DI ?)
* ce dont vous avez besoin, et qui devra être prévu par l’équipe de sonorisation
Pensez bien à inclure les micros voix (type SM58) pour les annonces entre les morceaux !
Petit point vocabulaire
Les retours : ce sont des haut-parleurs situés sur scène, exclusivement dédiés au groupe.
D’une part, sur scène, on entend mal la sonorisation en salle : il est donc nécessaire d’avoir une sonorisation pour s’entendre jouer.
D’autre part, il peut être bien plus confortable pour chaque musicien ou musicienne d’entendre plus spécifiquement certains instruments que d’autres (son propre instrument, un instrument rythmique) : on règle alors chaque retour pour que chacun et chacune entende ce qui lui correspond le mieux
Les câbles XLR (external live return) sont les câbles usuels utilisés en sonorisation, utilisant des fiches XLR ; l’entrée de la table de mixage sera forcément en XLR. Ils ressemblent à ça :
Un DI (direct injection ou direct input) est un boitier réalisant une adaptation d’impédance entre certains types de micro et la table de mixage. En général, si vous avez une sortie Jack (très courant sur les guitares), il faudra prévoir un DI.
Les balances
Le jour du bal, il faudra venir quelques heures avant pour faire les réglages son. En scène ouverte, vous avez de grandes chances d’ouvrir le bal, et c’est une bonne nouvelle : vos balances seront en dernier (on fait usuellement les balances dans l’ordre inverse du passage du soir, pour des raisons pratiques) et vous n’aurez donc pas à venir trop longtemps avant le bal.
La durée dont vous avez besoin pour les balances sera à transmettre à l’organisation. Si vous n’avez pas vraiment d’idée, prévoyez en gros 15 minutes par musicien + 15 minutes pour le groupe.
Partie solo
Première étape : vous installer sur scène, et brancher les instruments. Demandez toujours au sonorisateur si vous pouvez brancher ou débrancher un câble ! La piste doit au préalable être coupée sur la table de mixage, pour éviter d’endommager les amplis ou les haut-parleurs.
Vous allez ensuite jouer, instrument par instrument, pour :
* vérifier que le micro fonctionne, déjà
* faire la balance grave/aiguë et autres petits détails sur la table de mixage : pendant cette étape, jouez un morceau ou juste des notes, en variant les registres grave/aiguë
* puis, régler d’éventuels effets (la réverbération, qui peut bien rendre sur certains instruments, comme la flute par exemple). Si vous ne savez pas, laissez le sonorisateur vous proposer des réglages
* et enfin, régler le retour : à cette étape, il est important de bien s’entendre soi-même
Partie en groupe
Une fois chaque instrument balancé, vous allez jouer ensemble : choisissez un morceau et un passage où tout le monde joue. L’objectif ici est de :
* régler la balance entre les divers instruments en salle
* puis régler les retours : à cette étape, n’hésitez surtout pas à demander au sonorisateur de monter ou baisser le volume d’un instrument dans un retour. Cette étape peut être un peu longue s’il y a beaucoup d’instruments, mais est essentielle pour avoir de bonnes conditions de jeu, pendant le bal
Pendant le bal
Pendant le bal, n’hésitez pas à demander quelques derniers réglages, après le premier morceau par exemple : c’est normal que le rendu ne soit pas le même quand il y a 200 danseurs en plus dans la salle !
Le défraiement
Quand on se lance, on a pas forcément de recul sur les contraintes du défraiement, mais dans le principe tout le monde est au courant : on ne peut pas le faire « au black ». La comptabilité d’une association fait l’objet d’une validation en AG, et peut être vérifiée par la préfecture. D’autre part, en cas de demandes de subventions, l’organisme financeur demande généralement des comptes.
Les seules possibilités sont de se faire payer sur facture, ou via le GUSO. On peut également mettre en place un remboursement de frais, sur des montants plus limités.
La facture
Une facture peut être émise par une association, ou une entreprise (auto-entreprise incluse). Un particulier n’a pas la possibilité d’émettre une facture.
Les factures doivent inclure un certain nombre de mentions légales, entre autres le SIRET de l’organisme émetteur.
Le GUSO
Le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel a pour vocation de gérer le paiement des artistes, intermittents ou non. Tout le monde peut s’y inscrire gratuitement, et une association peut payer un artiste via cette plateforme.
Tout y est pris en compte : cotisations retraite, chômage, impôts, …
Usuellement, l’artiste demande à l’organisateur un cachet en indiquant le coût global, c’est à dire incluant toutes les charges que l’association aura à payer. Pour donner un ordre de grandeur, la moitié de la somme payée par l’association est reversée à l’artiste, l’autre partie correspondant aux charges patronales.
Un artiste voulant obtenir le statut d’intermittent du spectacle doit impérativement passer par le GUSO pour que ses prestations soient prises en compte dans l’obtention de son statut.
Remboursement de frais
Si vous avez des dépenses avec justificatif (billet de train, facture d’achat d’un micro/cordes/anches, attestation kilométrique, …), une association peut vous les rembourser. Il est essentiel de garder les justificatifs (pour la comptabilité de l’association) et il faut bien sûr s’entendre à l’avance sur les frais qui pourront être pris en charge.